Çoğu kurumda veli iletişimi, kimsenin karar vermediği bir şekilde oluşur: bir mesajlaşma grubu açılır, öğretmenin kişisel numarası dolaşıma girer ve süreç oradan yürür.
Görünmeyen maliyet
Bu yapının maliyeti faturada görünmez ama gerçektir. Öğretmen mesai dışında da erişilebilir olur, aynı soru defalarca farklı kişilere sorulur ve verilen cevabın kaydı kalmaz.
Kurum açısından daha ciddi bir sorun da şudur: bir anlaşmazlık durumunda velinin ne zaman, neyle bilgilendirildiği kanıtlanamaz.
Kurumsal kanalın getirisi
Bilgilendirme kurum kanalından gittiğinde üç şey birden değişir.
- Veli, aradığı bilgiyi kendi panelinden bulur; soru sayısı düşer
- Gönderilen her bilgilendirme kayıt altına alınır
- Öğretmenin kişisel iletişim bilgisi dolaşıma girmez
Geçiş nasıl yapılır?
Kanalı bir günde kapatmak işe yaramaz. Uygulamada işleyen yöntem, önce rutin bilgilendirmeleri (ödev, sınav sonucu, duyuru) panele taşımak, ardından istisnai durumlar için tek bir kurumsal kanal bırakmaktır.
Ölçün
Geçişin işe yarayıp yaramadığını ölçmek mümkündür: panele giriş oranı, bilgilendirme okunma oranı ve öğretmene ulaşan mesai dışı çağrı sayısı iyi göstergelerdir.